Arrêté du 31 mai 2023 publié le 08 juin 2023

Arrêté du 31 mai 2023 publié le 08 juin 2023 « portant sur diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation », découvrez les nouveautés :

Nouvel entrant :

Un « nouvel entrant » est un organisme dans sa première année d’activité ou qui commence à offrir un service différent, en fonction des indicateurs associés à cette catégorie.

Lors de l’audit initial, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées. LQS procédera à la vérification de la formalisation du processus et la mise en œuvre effective sera vérifiée en audit de surveillance.

Si l’organisme candidat à la certification est audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance sera majorée d’une demi-journée afin de permettre la vérification de l’ensemble des indicateurs applicables.

Avant l’audit initial :

L’organisme candidat à la certification Qualiopi, devra transmettre à l’organisme certificateur les données suivantes :

-la dénomination de l’organisme et son numéro d’enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN)

-le statut juridique de l’organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate

-le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande datant de moins de trois mois

– une description de l’activité précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, en situation de travail, en alternance ou certifiantes, sous-traitées à un autre organisme ou en sous-traitance auprès d’un donneur d’ordre

-un organigramme nominatif et fonctionnel

-le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) transmis. En l’absence du BPF, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à votre activité, établi à partir des données comptables

En tant que candidat à la certification vous devez joindre, lors de la conclusion du contact de certification, une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant que vous n’avez pas conclu un contrat avec un autre certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois. LQS vous transmettra une déclaration sur l’honneur à compléter.

Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le refus de certification.

Pendant l’audit initial :

-l’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer est représentatif de l’activité de l’organisme sur la période de référence. L’échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

-la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

-si de nouveaux éléments affectent la durée prévue, l’organisme certificateur peut ajuster la durée ou réaliser un audit complémentaire pour maintenir la conformité aux critères de durée établis à l’article 4.

Après l’audit :

Le support d’enregistrement d’audit devra mentionner l’échantillonnage des actions réalisées par catégorie et la justification de l’échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l’organisme candidat et consultés lors de l’audit.

Certificat Qualiopi et règles de communication :

Avant délivrance du certificat, LQS vérifiera la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité à partir de la liste publique ( https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/ ).

Les certificats délivrés doivent comporter en plus des informations déjà intégrées :

-la référence au programme de certification

-l’adresse du certificateur

-le numéro SIREN

L’organisme certifié, affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou qui en fait la demande.

Lors de l’audit de surveillance, si LQS constate l’absence d’affichage et de communication, une non-conformité majeure sera appliquée.

Si LQS constate qu’une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations, LQS pourra engager une procédure de retrait de la certification.

Avant l’audit de surveillance :

LQS collectera les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme notamment :

-les coordonnées du dirigeant

-un organigramme à jour de l’organisme

-la ou les adresses des sites

-une description des activités

-le dernier bilan pédagogique et financier qui permettra d’ajuster la durée d’audit

Pendant l’audit de surveillance :

Tous les indicateurs ne seront plus audités, LQS procédera a minima à la revue des indicateurs suivants :

– les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial

– les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures (1 ; 3 (si applicable) ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 (si applicable) ; 10 ; 11 ; 16 (si applicable) ; 17 ; 19 ; 21 ; 22 ; 26 ; 27 ; 31 ; 32)

-pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme

LQS vérifiera que vous respectez l’obligation d’affichage et de communication du certificat. Le non-respect de cette obligation donnera lieu à une non-conformité majeure.

Audit de renouvellement :

Les audits de renouvellement devront être réalisés avant échéance du certificat et en prenant compte les délais compatibles avec la levée des non-conformités majeures éventuelles.

L’audit de renouvellement suit le même processus qu’un audit initial, tout en vérifiant si les actions correctives prévues pour résoudre les problèmes identifiés lors de l’audit précédent ont été mises en place.

Transfert de certification :

Si vous souhaitez transférer votre certification Qualiopi chez LQS pour votre renouvellement, nous vous transmettrons une attestation sur l’honneur à compléter qui précisera que vous n’avez pas conclu de contrat avec un autre organisme certificateur et précisant la date de fin de validité de votre certificat.

LQS collectera auprès de votre ancien organisme certificateur une copie du certificat antérieur, un dossier détaillant les non-conformités détectées à l’audit précédent, le plan d’actions correctives associé et l’état de résolution des non-conformités, ainsi que, le cas échéant, les réclamations reçues.

Lorsque l’ancien organisme certificateur ne fournit pas de dossier détaillé ou lorsque la demande de transfert est due à la perte d’accréditation de l’ancien organisme, l’organisme certificateur récepteur effectue un audit supplémentaire. Cet audit vérifie au moins une action réalisée depuis le dernier audit pour chaque catégorie d’action couverte par la certification. Les résultats de cet audit peuvent conduire l’organisme certificateur à refuser le transfert de la certification.

LQS informera l’ancien organisme certificateur de sa décision d’accepter ou de refuser le transfert. Si le transfert est accepté, un nouveau certificat est délivré, reprenant la même date d’expiration que l’ancien certificat. Cela signifie que le certificat émis par l’ancien organisme devient invalide une fois que le nouveau certificat est délivré.

Un transfert de certification n’est possible qu’auprès d’un organisme certificateur déjà accrédité tout comme LQS.

Extension de certification :

Pour déterminer la durée de l’audit, LQS collectera le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire.

Multisites :

Lorsqu’un organisme multisites demande l’extension de sa certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la demande d’extension.

Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multisites sollicite conjointement une demande d’extension de sa certification sur cette catégorie.
L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d’actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d’extension de la certification sur la nouvelle catégorie d’actions

Si un organisme certifié sur un site unique étend son activité sur un ou plusieurs sites, l’organisme satisfait à un nouvel audit initial conformément aux modalités d’audit d’un organisme multisites prévues au présent arrêté.
A cet effet, un nouveau contrat est conclu avec l’organisme certificateur.

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