Certification QUALIOPI (RNQ)

Les textes officiels sont publiés sur le site du Ministère du travail.

Le guide du Ministère est téléchargeable gratuitement sur le lien suivant : Guide RNQ

La certification est une obligation légale pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés

La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit dans son article 6 une obligation de certification, par un organisme tiers, des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences sur la base d’un référentiel national unique, s’ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés (financement par un opérateur de compétences, par la commission mentionnée à l’article L. 6323-17-6, par l’État, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par Pôle emploi ou par l’Agefiph).

À noter : le référentiel national qualité est organisé autour de 7 critères reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes. Consulter le guide de lecture du référentiel national qualité.

Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences concernés sont les suivants :

  • prestataires d’actions de formation (OF)
  • de bilans de compétences (CBC),
  • d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience  (VAE)
  • et de formations par apprentissage (CFA)

doivent être certifiés qualité au 1er janvier 2021.

Le CA pris en compte pour déterminer la durée de l’audit est le CA déclaré annuellement dans le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Le CA pris en compte est celui transmis dans le BPF au moment de la signature du contrat et même dans l’hypothèse où l’audit est programmé après le nouveau BPF annuel (par exemple BPF de 2018 utilisé pour un contrat signé enfévrier même si l’audit est réalisé en juin). Ce bilan sert également de base pour le calcul de la durée de l’audit de surveillance.

Les Organismes Certificateurs doivent disposer du dernier BPF en vigueur. Après la réception des pièces et la signature ducontrat, l’organisme certificateur définit avec l’organisme la date de l’audit.

Le nouveau BPF sera transmis lors de l’édition du nouveau contrat lors de l’audit de renouvellement. Il peut donc révéler d’un choix stratégique de signer ou non le contrat de certificat avec ou après le BPF de 2019 (à remplir en avril 2020). Attention toutefois aux disponibilités de dates chez les organismes certificateur.

Un organisme déclaré et qui dispose d’un NDA est soumis à l’obligation le 01/01/21 d’être certifié selon le  RNQ pour faire appel à des fonds publics. L’organisme porte donc la responsabilité de l’application du RNQ auprès de l’intégralité de ses sous-traitants au titre de l’indicateur 27. Néanmoins si la sous-traitance est totale, l’audit portera sur l’intégralité des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée. L’organisme devra démontrer  les dispositions mises en place pour la maitrise de ses sous-traitants. Le sous-traitant n’est pas audité directement.

Le non-respect d’un des critères constitue une non-conformité majeure susceptible de remettre en cause la certification.

Lorsqu’un organisme fait une demande pour la certification Qualiopi, nous lui demandons de nous indiquer s’il est ou non un organisme multi-site. Alors qu’entend-t-on par multi-site ?

* Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale (pas nécessairement le siège) qui supervise plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme. Par conséquent des salles qui vous appartiennent et qui sont mises à disposition des formateurs (par exemple en dehors du siège) ne sont pas des “sites”.

* Un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.  La fonction centrale doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels. Elle est responsable de l’application du RNQ sont les sites distants.

En résumé pour être qualifié de multi-sites :

  • l’organisme doit avoir un seul et unique système qualité,
  • l’organisme doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée,
  • la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique,
  • tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.

Un organisme ayant un site unique mais dont un ou plusieurs salariés travaillent à domicile n’est pas considéré comme un organisme multi-site.

De même du personnel présent à mi-temps est considéré comme du personnel permanant dès lors qu’un contrat de travail est en vigueur.

Nous vous recommandons vivement de vous engager dans le projet de certification dès le mois de janvier 2020. En effet, le volume de prestataires à certifier sur le semestre 2 de 2020 pourra peser sur le délai d’obtention du certificat avant le 1er janvier 2021. Anticipez !

N’hésitez à profiter de votre prochaine échéance d’audit pour rechercher la nouvelle certification et vous mettre en conformité avec la loi et les financeurs.

DataDock, est une base de données permettant de rendre « référençables » les organismes de formation par les financeurs dont les OPCA (futurs opérateurs de compétences ou OPCO) et de vérifier la conformité des organismes de formation vis-à-vis des 6 critères qualité (déclinés en 21 indicateurs) définis par la loi du 5 mars 2014 et son décret d’application du 30 juin 2015.

Le Datadock est amené à disparaître au profit de la certification Qualiopi. A compter du 1er janvier 2021, tout prestataire devra être détenteur d’une certification pour pouvoir délivrer des « actions de développement des compétences » financées par des fonds publics ou mutualisées par les OPCO. Pour plus d’information consultez le site internet www.data-dock.fr, ou écrivez directement à l’adresse suivante : contact@data-dock.fr.

La durée de l’audit est fixée par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national. Elle est fonction du type d’actions de formation à certifier et du chiffre d’affaire de l’organisme.

Une réduction de temps est applicable aux organismes détenant déjà une certification CNEFOP. Pour savoir si la certification déjà détenue est reconnue, vous pouvez consulter le site suivant : 

http://www.cnefop.gouv.fr/qualite/liste-des-certifications-et-labels-generalistes-du-cnefop.html

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