Article écrit par notre Responsable d’audit Marilyn CHERRIER

le 26/08/2019

 

Commençons par faire le tri de toutes les informations qui circulent concernant le Référentiel National Qualité avec des mots clairs :

  1. On parle bien de prestataires de formation car 4 catégories sont concernées par la certification : au 01/01/2021 les organismes de formation effectuant des « actions de formation » (dont les indépendants), « Bilan de compétences », la VAE et à partir du 01/01/2022 l’apprentissage (avec les CFA).
  2. Sont concernés les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité(NDA)ou en cours d’enregistrement et souhaitant bénéficier des fonds des financeurs publics ou paritaires
  3. Le Référentiel National Qualité est paru le 08/06/2019 au journal officiel. Il reprend une liste de 7 critères (contre 6 dans le Datadock) contenant 32 indicateurs(décrets n°2019-564 et n°2019-565 du 06/06/2019 publiés au JO du 08/06/2019).
  4. Les organismes certificateurs qui pourront délivrer la certification au Référentiel National Qualité (RNQ) n’ont pas encore été désignés. Les dossiers sont en cours de dépôt auprès du COFRAC et France compétence qui recensera tous les organismes reconnus n’ouvrira sa procédure qu’à partir de septembre. Pour plus d’information : le lien versFrance compétence 
  5. Les prestataires ayant déjà une certification reconnue par le CNEFOP bénéficieront d’une procédure allégée en temps d’audit pour passer au RNQ. Mais à partir de 2021, c’est le Référentiel National Qualité qui sera reconnu.
  6. La certification va se dérouler en deux temps(un audit initial et un audit de suivi entre le 14èmeet 22ème mois à partir de la validation de votre certification) sur 3 ans. Cela signifie que le certificat que vous aurez reçu vous couvrira pendant 3 ans sous réserve de respecter la réglementation, les exigences de la certification et les obligations de organismes certificateurs.
  7. L’audit ? C’est une vérification que les exigences de la réglementation et du RNQ sont bien respectées et que les preuves attendues sont disponibles et correctement remplies (= démontrer l’application du RNQ).

Concrètement l’auditeur suivra la tenue des dossiers stagiaires de A à Z, votre communication, le suivi de vos equipments et locaux, la formations des formateurs et l’amélioration du Système mis en place. L’objectif est de donner confiance (notamment à l’auditeur) dans votre capacité à délivrer des « actes » de formation comme attendues.

 

  1. Pour les durées d’audit, elles sont définies en fonction : du type de formation dispensé et du CA en formation(cf. article 4 de Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail).

Pour des formateurs indépendants (action de formation uniquement), si votre CA en formation est inférieur à 150 000€ / an, vous aurez 1 jour d’audit la première année et une demi-journée en surveillance (puis 1 jour au bout de 3 ans pour renouveler la certification). Vous avez 28 indicateurs qui vous sont applicables sur les 32 du RNQ.

 

Donc rien de sert, pour l’instant, de précipiter les choses côté certification ! (signature d’un contrat)

Néanmoins il reste 16 mois avant l’échéance de 2021, il est donc temps de faire le point sur votre Système de Management vis à vis de votre application du Datadock et surtout du Référentiel National Qualité.

De nombreux organismes attendront le dernier moment pour la certification,prévoyez donc minimum 12 mois avant (vers début 2020) pour trouver votre organisme certificateur, signer le contrat et planifier la date de l’audit même si ce n’est qu’en septembre 2020. Vous aurez ainsi un auditeur disponible.

 

Cas des organismes comportant plusieurs sites

Dans le jargon de la certification, ces organismes sont appelés des organismes multisites.

Dans ce cas, la certification porte sur l’ensemble des sites. Un organisme multisites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale. Les sites « secondaires » seront audités par échantillonnage en fonction de leur activités (OF, VAE notamment).

 

7 grandes thématiques du Référentiel National Qualité

  1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;> COMMUNICATION
  2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;> PRISE EN COMPTE DES BESOINS
  3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;> ADAPATATION AUX BESOINS ET SUIVI STAGAIRES
  4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;> GESTION DES MOYENS « MATERIELS »
  1. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;> GESTION DES COMPETENCES
  2. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;> OUVERTURE VERS L’EXTERIEUR DU PRESTATAIRE DE FORMATION
  3. Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées > AMELIORATION CONTINUE

 

Publication de la version 3 du Guide de lecture au 22/07/2019 (accès aux différentes versions du guide)

Depuis la parution du Guide de lecture du RNQ au 08/07/2018, pas moins de 2 nouvelles versions sont déjà parues. Pour ceux qui ont réussi à suivre les parutions pendant les congés estivales, voici un récapitulatif des modifications apportées :

 

v2 du 19/07/19

Le titre de l’indicateur 19 devient un indicateur COMMUN (et non plus spécifique OF, CFA et VAE). Dans le contexte rien ne change.

la section “Eléments de preuves” de l’indicateur 22est complété avec de nouveaux exemples.

 

v3 du 22/07/19 :

suppression du paragraphe sur la VAE dans l’indicateur 8 (Obligations spécifiques VAE)

 

Pour vous aider :

 Avant décembre :

  1. Faire un état des lieux de ce qui est ou n’est pas appliqué par rapport au Datadock et sur la documentation que vous utiliser (ou que vos formateurs utilisent)
  2. Prendre connaissance du contenu du RNQ
  3. Faire une auto-évaluation de votre système actuel et du RNQ – identification des exigences
  4. Faire un plan d’actions sur 6 mois max.

1ertrimestre 2020 :

  1. Mettre en place des actions du plan d’actions
  2. Choisir son organisme certificateur et planifier sa date
  3. Option : faire un audit « blanc » (d’essai)

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